Muitas implementações Scrum sofrem de problemas crônicos tais como:

• Alto retrabalho nas demandas comprometidas.
• Trabalho empurrado
• Demanda e capacidade de entrega desequilibradas.
• Reuniões de planejamento de sprint longas, cansativas e improdutivas.
• Metas frustradas nos finais da sprint.
• Baixa eficácia (muito trabalho e pouco valor de negócio)
• Usuários insatisfeitos.

Esses e outros problemas muitas vezes tem origem antes mesmo que um Sprint se inicie. Como as falhas são sistêmicas e estão defasadas no tempo e no espaço, as retrospectivas muitas vezes não conseguem capturar com precisão a origem do problemas e fazer intervenções de melhorias precisas. As vezes precisamos olhar rio acima (upstream) ante que a agua do downstream (rio abaixo) esteja poluída.

Afinal, não há nada tão inútil como fazer com eficiência algo que não deveria ter sido feito.

Vamos conhecer uma arma poderosa para que você, Scrum Master ou PO, possa atacar esses problemas comuns nos seus serviços, times e projetos – A Gestão de Upstream.

Quadros de Entrega (Downstream)

Times ágeis usam quadros Kanban para organizar a sua entrega do trabalho.Não é incomum que se pareçam com o desenho abaixo.

Normalmente a coluna Backlog é usada como repositório dos pedidos que devem ser trabalhados. O problema é que o BACKLOG é apenas isso (um repositório). Nele habitam toda tipo de fauna (demandas do tamanho de elefantes, demandas com armadilhas que lembram porco-espinhos, muitas demandas de valor de negócio minúsculo como formigas. E, para piorar, a palavra BACKLOG está associado como obrigação de entrega. O trabalho é empurrado, tenha o tipo capacidade de entrega, esteja ou não a demanda avaliada na perspectiva de negócio, esteja ou não pronta para a execução.

O quadro à esquerda do quadro de entrega – O Quadro de upstream

Vamos melhorar o nosso sistema Kanban, conforme figura abaixo.

Essa figura apresenta duas melhorias.

1. Um ponto de compromisso. Toda e qualquer demanda que esteja à esquerda do ponto de compromisso ainda não está na agenda de sprints do time. Ela ainda não é um compromisso.
2. O quadro de qualificação das demandas à esquerda. Esse quadro tem por objetivo preparar as demandas para que elas sejam qualificadas conforme seu valor de negócio, refinadas e então sequenciadas para serem puxadas pelo time de entrega.

O quadro de upstream é trabalhado continuamente por todas as pessoas na sua empresa que são clientes do time que cuida do quadro de entrega. Se você tem um Product Owner, ele talvez tenha a função central de garantir que os itens fluam por esse quadro, mas ele não deve trabalhar sozinho nele. Isso seria um erro.

Gestão de Upstream – Muito mais que um quadro

Um quadro de upstream é apenas isso – um quadro, um desenho estático. A gestão de upstream, por sua vez, é um conjunto de processos que operam sobre esse quadro. Queremos criar um sistema Kanban aqui.

Vamos examinar a figura abaixo.

Aqui vemos que os processos de qualificação devem envolver políticas diversas. As políticas são particulares a cada serviço nas organizações, mas devem ser suficientes para garantir que tenhamos toda a informação necessária que o time possa puxar o cartão.

Um exemplo real de um time de TI onde implementei essa técnica gerou o seguinte conjunto de políticas

• Análise do valor de negócio (feita pelo PO)
• Determinação da classe de serviço. (feita pelo PO). A classe de serviço ajuda a sequenciar demandas, separando aquelas que precisam ser feitas agora (urgente), que possuem data fixa e também as demandas padrão.
• Análise arquitetural (realizada pelo arquiteto de software do time)
• Protótipo de alta fidelidade (feita pelo time de UX)
• Compreensão das regras de negócio e impactos nos sistemas existentes (realizado pelo analista de negócio).

A ultima coluna do quadro de upstream é a coluna Pronto para Iniciar a Entrega. Aqui somente chegam as demandas que sobreviveram aos processos de análise de valor e refinamento. Elas são seguras e podemos começar a trabalhar nelas assim que tivermos capacidade para fazê-lo.

Gestão de Upstream como Funil de Demandas

O papel da gestão de upstream também e entregar opções na vazão correta para o downstream. Similar a um rio, não queremos inundar os terrenos mais abaixo. Mas também não queremos deixar o time sofre de inanição de demandas. E isso nos leva um desenho similar ao abaixo.

Veja no quadro de entrega que limitamos a capacidade máxima de cada estágio de conhecimento. Esses limites, conhecidos como limite de WIP, dizem o máximo de demandas que podem estar fluindo em cada estágio de conhecimento. Como no nosso exemplo definimos os limites para 5 nas três colunas, o limite total para o time é de até 15 demandas em paralelo.

O quadro mais à esquerda agora é modelado com o limite do primeiro estágio de conhecimento do quadro de entrega em mente (até 5 demandas em análise). Podemos receber infinitas demandas no estágio de ideias, mas vamos colocando limites mínimos e máximos de WIP em cada coluna do upstream. No exemplo acima, a coluna Pronto para Iniciar a Demanda tem pelo menos 5 demandas prontas para iniciar. Dessa forma, o time não irá morrer de inanição. Mas também vamos colocar limite máximo aqui. No exemplo, 10. Dessa forma, evitamos trabalho especulativo excessivo. Mantemos um estoque balanceado sempre.

Gestão de Upstream como Descarte de Opções Inválidas

Quando começamos a gerir o upstream, precisamos introduzir uma prática muito saudável que é o descarte ativo de opções de baixo valor ou que ainda não estejam prontas para fluir. Essa mortalidade infantil aqui é bem vinda. Queremos preservar o time de entrega mais abaixo de descobrir, como acontece muito, que a demanda não faz sentido ou que a urgência do cliente era muito mais desconfiança na entrega que qualquer outra coisa.

Empresas de alta maturidade Kanban, como por exemplo a Microsoft, tem casos documentados de uma mortalidade de demandas de cerca de 50%. Sim, 50%! Se você como PO, não tem ainda um processo ativo de qualificação e descarte de demandas, então o seu trabalho é apenas tirar pedidos.

Uma representação visual é fornecida aqui com o cantinho de descarte.

Gestão de Upstream – Uma Arma de Destruição em Massa

Vamos rever as dores que te apresentei mais acima e como a Gestão de Upstream pode contribuir.

1. Alto retrabalho nas demandas comprometidas.
   As políticas de preparação de demandas reduzem os retrabalhos mais comuns que acontecem por ausência de informações ou ausência de identificação de dependências de outras áreas.
   
2. Trabalho empurrado
   O ponto de compromisso separa o trabalho comprometido do trabalho em preparação. Nenhuma demanda nasce no quadro de entrega. As demandas nascem no quadro de descoberta e fluem na velocidade das suas classes de serviço e políticas.
   
3. Demanda e capacidade de entrega desequilibradas.
   Os limites de WIP no quadro de entrega e no quadro de descoberta garantem que o time sempre estará bem abastecido, mas nunca afogado.
   
4. Reuniões de planejamento de sprint longas, cansativas e improdutivas.
   Como as demandas plenamente qualificadas e limites claros na coluna de análise você pode fazer a sua reunião de planejamento com extrema velocidade.
   
5. Metas frustradas nos finais da sprint.
   Os problemas de qualificação de demandas são atacados e o time recebe um pacote de demandas equilibrado para as suas sprints.
   
6. Baixa eficácia (muito trabalho e pouco valor de negócio)
   O upstream faz análise de retorno sobre o investimento ou valor para o negócio. Ele é um instrumento e eficácia. Queremos que o time faça as coisas certas.
   
7. Usuários insatisfeitos.
   Com todos os problemas acima atacado, você tem uma chance muito maior de atender a satisfação dos seus usuários.

Como começar a Gestão de Upstream no Meu Time

A minha dica aqui é. Comece de onde você está. Introduza os conceitos acima explicados aos poucos com pequenos experimentos seguros para falhar. Melhore colaborativamente e evolua experimentalmente. Esse é o caminho Kanban.

Felizmente, também existe já vasta literatura sobre gestão de upstream. O Kanban Maturity Model traz o Upstream Kanban como uma prática de nível 2. E o clássico livro Essential Upstream Kanban, Patrick Steyaert, é também uma leitura bem legal para fundamentar conceitos e aprender mais.

E você. Já usa essa arma de destruição em massa?

“Efficiency is doing the thing right. Effectiveness is doing the right thing.” ― Peter F. Drucker.