É seis horas da tarde. Você pega o seu carro e precisa chegar do outro lado da cidade para uma visita a um casal de amigos. Mas o trânsito está carregado. Você não se move. E os carros a sua volta também não. Você demora quase uma hora chegar no seu destino. Não é muito agradável, certo?
Outra cena. Você vai até a sua sorveteria preferida para combater o calor infernal do verão brasileiro. Mas ao chegar lá você se depara com uma fila com 20 pessoas. Você já sabe, de antemão, que você demorará a ser atendido, a receber o seu sorvete e para piorar irá demorar para pagar a sua conta. Novamente, nada agradável.
Carros, Sorvetes e Demandas de Produto
O mais curioso é que essas cenas tem uma grande relação com métodos ágeis e o seu trabalho como Scrum Master ou Agile Coach.
A quantidade de carros em uma avenida ou a quantidade de pessoas em um sorveteria é, na perspectiva apropriada, o trabalho em progresso. E, por sabedoria, você já sabe que um trabalho em progresso alto implica em:
- Tempo de atendimento alto (você fica muito tempo dentro do seu carro, você fica muito tempo na fila da sorveteria)
- Vazão baixa (A avenida está congestionada e poucos carros fluem por minuto; A Sorveteria está abarrotada, os pedidos se acumulam e a fila não flui).
Essa relação entre trabalho em progresso, vazão e tempo de atendimento é bem conhecida. Ela foi sistematizada ainda nos 60 por John Little e é muito conhecida na engenharia da produção como Lei de Little. Na área do conhecimento e para o uso com o método Kanban, Scrum e outros métodos ágeis, podemos escrevê-la da seguinte forma – uma relação entre valores médios.
O termo WIP vem do inglês e significa Work In Progress ou Trabalho em Progresso.
Estamos dizendo que o tempo médio de entrega é uma relação entre o trabalho em progresso médio e a taxa média de entrega do seu sistema.
Em termos super simples, entenda que essa relação lhe diz que se você não controlar o seu WIP, o tempo médio de entrega das suas demandas será muito alto. E, além disso, a sua taxa de entrega (ou vazão) será muito baixa.
Monitorar o Trabalho em Progresso – A Alavanca de Arquimedes
Um italiano bastante astuto, chamado Arquimedes, disse uma vez: Dê–me uma alavanca e um ponto de apoio e levantarei o mundo. A monitoração do WIP é a nossa alavanca aqui. Vamos mover o mundo.
Se você monitorar o trabalho em progresso durante o fluxo do seu trabalho, você terá os seguintes benefícios:
- Compreender se o time está sobrecarregado.
Se, por exemplo, você é um Scrum Master em um time com 5 pessoas e observa que o seu WIP está em 70 demandas (exemplo real de um time que observei em 2020), você já percebe que existe um desequilíbrio entre os compromissos assumidos e a capacidade do time.
Um time sobrecarregado é um sinal claro de um serviço de baixa maturidade (ML0), frágil e com trabalho não sustentável ao longo do tempo. - Observar se WIP está crescendo ou reduzindo indicará se o seu sistema está ficando sobrecarregado ou ocioso.
Um aumento abrupto no WIP, por exemplo, pode indicar que um enxurrada de trabalho empurrado chegou para o time e que isso pode violar a capacidade do time. O efeito prático será um aumento no tempo de resposta e e redução da vazão. - Observar se as políticas de Limite de WIP estão sendo respeitadas ou não.
Se você é iniciado em Kanban, sabe que nesse método nós impomos limites ao WIP. Essa é uma política usada para transformar o seu sistema de empurrado para puxado, reduzir a sobrecarga dos trabalhadores e equilibrar a demanda com a capacidade.
Quando um Agile Master ou um Coach Kanban negocia um limite de WIP com o time, esse limite não irá mudar o comportamento dos clientes internos da noite para o dia. Não é incomum termos violações a esses limites e por isso se torna crucial monitorar o WIP do seu sistema de trabalho. - Compreender se o WIP está balanceado
Vimos anteriormente que o WIP está ligado ao tempo de entrega. Quanto maior o WIP médio do seu sistema, maior o tempo médio de entrega. E quanto maior o WIP médio, menor a vazão do seu sistema.
Se o seu sistema de trabalho flui abaixo do esperado e o seu tempo médio de entrega das suas demandas é muito alto, vale observar se não temos um WIP desequilibrado para o seu time ou serviço. - Observar os itens envelhecidos nas reuniões diárias
Quando olhamos para o tempo de entrega das demandas, estamos vendo um fato passado. Mas se você olha para as demandas em andamento durante o seu sprint ou fluxo contínuo, você irá observar o presente e pode então criar foco nos itens que estão ficando “velhos”.
Um exemplo de um gráfico que considero muito útil nesse sentido é o gráfico de envelhecimento de demandas. Um exemplo é mostrado abaixo.
Esse é um time de marketing com 2 pessoas. Vemos que o WIP instantâneo é 9 e que o WIP no mês de Dezembro variou para cima. O gráfico mostra as 9 demandas que estão em andamento e sinaliza na área vermelha as demandas que estão ficando “velhas”.
Uma demanda pode ser chamada de velha se ela excedeu a mediana no histograma de tempo de ciclo de demandas. E se essa frase ficou confusa, eu explico isso aqui no primeiro artigo dessa série aqui:
Quatro Métricas Essenciais para Melhorar o seu Processo Ágil – (1) Tempo de Entrega
6. Observar se estamos operando em um sistema de trabalho de alta maturidade com o uso do CONWIP
Sistemas de trabalho de alta maturidade tem um WIP estável através uma técnica chamada CONWIP. O CONWIP significa que temos um WIP constante no nosso sistema de trabalho. Por exemplo, se temos um time com 5 pessoas e um CONWIP de 15, nós iremos garantir por desenho e operação que sempre teremos 15 demandas em progresso. A consequência do CONWIP é a seguinte:
- Toda vez que uma demanda é entregue reabastecemos o sistema de trabalho. O reabastecimento ocorre sob demanda.
- Uma nova demanda somente pode ser puxada quando uma demanda for entregue (jogo soma zero).
Manter o WIP operando de forma constante tem efeitos incríveis na previsibilidade do tempo de entrega e também na previsibilidade da vazão.
Em resumo. A gestão do WIP é uma força motriz poderosa de serviços aptos para o propósito. Como um agilista, você pode compreender o WIP e usá-lo a seu favor para reduzir o tempo de entrega, aumentar a vazão, alcançar o equilíbrio entre demanda e capacidade e criar agilidade real na sua organização.
Marco Mendes 